La Cumbre invita a representantes de gobiernos locales miembros de Mercociudades, Estados y Provincias asociados, representantes de organismos internacionales, de organizaciones sociales, entidades académicas, entre otros actores públicos y privados. 

Las máximas autoridades de las ciudades miembro y los Estados y Provincias asociadas a Mercociudades o, en su defecto, quienes dichas autoridades (en caso de no asistir) designen como su representante, tendrán cubierto los costos de hospedaje, traslados internos y alimentación en la ciudad sede (luego de realizado el registro se hará un seguimiento para facilitar todos los aspectos logísticos). La organización cubrirá los costos de hasta dos asistentes solo en el caso de que participe la máxima autoridad de gobierno (la otra persona deberá ser designada por dicha autoridad).

El resto de representantes de organizaciones internacionales y de gobiernos locales provenientes del exterior y nacionales podrán acceder a tarifas con costos preferenciales en los hoteles oficiales de la Cumbre, si así lo requieren. También tendrán cubierta la alimentación (luego de realizado el registro se hará un seguimiento para facilitar todos los aspectos logísticos). 

Las y los participantes que no representen a un organismo internacional o a un gobierno local podrán participar en los tres seminarios de la Cumbre y en las actividades culturales previstas por la organización.